ビジネス文書を作る上での教養｜脱サラ賢者タカ　冒険の書

タカ

前回はお辞儀・敬語についてのお話でしたが、第２回はビジネス文書を作る上での教養についてお伝えいたします。

第１回の「秘書検定を通じてビジネス教養を鍛える」の記事は以下になります。

Contents

前回の問題の回答

次の文を適切な敬語を用いて言い換えなさい。

①来客に対して「斎藤部長はさっき外出してしまった」と伝えたい場合はどう言い換えますか。

A.斎藤は只今外出しております。

②課長に対して「部長が今日中にこちらを見てもらいたいと言っていました」と伝えたい場合はどう言い換えますか。

A.●●部長が本日中にこちらをご覧いただきたいとおっしゃっておりました。

ビジネス文書では、１文章に１件の内容を掲載することが原則です。

ビジネス文書は社内文書、社外文書、社交文書の３種に基本わけられます。それぞれで微妙に形式が変わってくます。

基本A４縦の用紙に横書きで作成されます。また、数字はアラビア数字を基本的に使用します。例外として固有名詞にはいってくる数字や概算数字、桁が多い数字などは漢字表記で表されます。

返信する場合の頭は拝復を用いる

相手の手紙に対して返事を書く場合の頭語は「拝複」とし、結語は「敬具」を用います。返信のときに「拝啓」などとしないように注意します。

時候のあいさつ時候のあいさつには以下のようなものがあります。

	時候のあいさつ例
1月	お健やかに新春をお迎えのことと存じます。 /厳寒の候/厳冬の候
2月	余寒なお厳しい折から向春の候/余寒の候
3月	日ましに暖かになりますが / 早春の候/春寒の候
4月	よい季節になりましたが / 陽春の候/ 春の候
5月	若葉の季節となり/新緑の候/薫風の候
6月	梅雨の長雨が続いていますが/ 初夏の候/ 梅雨の候
7月	急にお暑くなりましたが盛夏の候/猛暑の候/炎暑の候
8月	立秋とは名ばかりの暑さですが/残暑の候/晩夏の候
9月	朝夕はしのぎやすくなり/新秋の候 / 初秋の候
10月	秋色いよいよ深まりましたが / 秋冷の候/紅葉の候
11月	菊花香る折りから/霜降の候/晩秋の候/向寒の候
12月	暮れも押し迫ってまいりましたが歳晩の候/初冬の候

ワードで作成する場合、「挿入」タグの「あいさつ文挿入」から上記のような時候の挨拶を一覧から挿入することが出来るため覚えておく必要はなくなります。

前文は頭語の次に１文字分空けて書きますが、時候の挨拶のほか、相手の健康や繁栄を喜ぶあいさつ文を入れるのが一般的です。

頭語は基本的には拝啓を用いれば問題ないです。他、拝復（返事を書く際に用いる）・謹啓（格式ばった際に用いる）・前略（前文を略す際に用いる）などもあります。

・拝啓陽春の候、貴社(貴店、責行)におかれましては、ご隆盛のこととお喜び申し上げます。

・謹啓盛夏の候、貴社(貴店、貴行) ますますご発展のこととお喜び申し上げます。

・時下ますますご繁栄のことと拝察いたします。

※他、ご盛栄・ご隆昌なども用いられます。

※会社の場合、貴社。お店の場合、貴店。銀行、学校の場合、貴行と使い分けます。

・拝啓初夏の候、貴殿におかれましては、ご清祥のことと、お喜び申し上げます。

・時下ますますご健勝のこととお喜び申し上謹啓新秋の候、平素は格別のお引き立て厚く御礼申し上げます。

・謹啓晩秋の候、毎度ひとかたならぬご厚情を撮り深く感謝申し上げます。

・取りあえず、ごあいさつかたがたお願い申し上げます。

・取り急ぎ用件のみ申し述べました。

・略儀ながら、書面をもってご挨拶申し上げます。

・まずは、取りあえずご報告申し上げます。

理解したらチェックしょう相手方を敬うときに用いるのが尊敬表現。自分を低めて相手を敬うときに用いるのが謙譲表現です。両者の違いをよく理解して正しい敬語表現を身に付けるようにしましょう。